企業用戶 SAP ERP選型還需“門當戶對”，必看 50 諫言!
發表于：2017/7/17 11:28:06??閱讀量：?[關閉]
選擇一款合適的ERP軟件并非易事。
首先， SAP ERP系統的概念不斷擴大，涉及的領域也在逐漸擴張。企業選購一款合適的ERP系統需要RFI(信息邀請書)，RFP(需求邀請書)。除此之外，demo演示、咨詢，還有對部署方式的繁多要求。
然后這就會牽涉到公司的治理問題：你需要誰成為你的項目成員?如何推動團隊項目向前發展?應該選擇哪位高管輔助項目進行?
以上這些問題只是冰山一角。本篇將從8個維度細細講述企業ERP選型的50條諫言。
摘要：
一、整理ERP選型需求
二、創建ERP選型團隊
三、給出ERP選型項目預算
四、列出ERP供應商短名單
五、鑄造ERP項目戰略
六、建立部署方式和許可證
七、審核ERP定制化服務和集成方式
八、重視ERP供應商提供的demo
一、整理 ERP 選型需求
1、明確至少3個關鍵性業務問題
在進行ERP評估之前，需要明確企業自身存在的3到5個關鍵性業務問題。用戶往往在冗長的RFP文件中茫然不知所措，錯將產品性能和功能而非自身痛點需求視為關鍵。需要問：是否缺乏控制?庫存需求如何?人工操作過程是否緩慢?執著于一套解決方案是否能解決像訂單轉化、生成報告等基本業務問題并沒有任何卵用。只有想清楚業務需求，才能有可能在充滿挑戰的路上，獲得增長的翻倍和價值的回歸。
2、明確業務專屬領域，找到相匹配的 SAP ERP系統
企業進行ERP方案選型，匹配性與功能性是關鍵問題。「我們公司業務持續盈利的動力是什么?業務得以立足的原因又是什么?」對于有些企業，選一款ERP無非換了個界面，有些則關注成本控制，還有企業系統只需無缺陷即可。其實，每個業務都有自己的獨特商業發展戰略，找到符合的ERP系統才能完善企業戰略發展。
3、警惕合規性需求
就像渠道商銷售食品、藥物或化學試劑都需要很多相應的合規性準則。無論企業業務分屬哪個領域，客戶和各級稅收政府都有權利進行合規性要求。在滿足這些要求的同時，ERP系統也需符合這一準則。
4、條分縷析，劃定企業預期需求
選型總會不太理想，關鍵是時刻圍繞企業的預期需求。例如，ERP軟件涵蓋范圍廣，進行demo演示時，軟件性能上的豐富性往往掩蓋了關鍵過程操作的優良性。
5、明確改變之必要性
確定進行一項戰略性項目的核心業務需求和動因，是ERP選型計劃的首要一步。例如，提升業務競爭性和盈利能力，有助于找出當前業務的困境和未來設想的發展狀態，進而判斷當前與未來的區別與聯系。
6、實時功能十分重要
物聯網每天都在改變著周圍事物。因此，當前的商業交易過程需要不斷的信息整合，這需要客戶、零售商、渠道商、材料供應商和附屬商業實體的反饋。因此，企業系統需要有實時關注周圍世界的能力。這種能力不再只是一種想法，而是切切實實變成了一種只有強大ERP系統才擁有的價值的業務需要。
7、品牌忠誠度并非好事
許多ERP選型經理總是期待：拿起電話打給供應商就能獲得一個滿意又便捷的解決方案。不過，真實的情況往往是：如果這位經理不喜歡之前的系統方案，那么任何升級版的系統都只能帶來利弊上的雙重考驗。如果企業需要改變，那么就不要等待。
8、簡約的價值往往被低估
涉及到ERP系統，甚至是信息問題，盡管畫蛇往往不宜再添足，但只有將信息清晰地傳達出去才更為重要。這種情況下，用戶界面成為系統簡化的切口。例如，屏幕是否可清晰易理解?界面對新手操作員是否有效?或廠商是否會從始至終建議補救培訓的重要性?
9、ERP選型要求要簡單且易于達成
ERP選型清單應該條理清晰，且注意只包含與當前工作相關的條目。然而，企業文化的不同，一些企業往往拋棄這些清單，而這些清單最終淪為「清單庫」，失去原有的作用。因此，需要注意：在建立ERP選型需求清單時，要確保包含的條目直接適用于已明確圈定好的運營需求。
二、創建ERP選型團隊
10、將最終用戶納入選型過程
確保ERP選型團隊包括最終用戶。企業各個部門應該派出一名代表進入選型團隊。這樣的團隊擁有多部門用戶，有助于獲得不同類型的觀點。軟件選型團隊應該像一面鏡子一樣反映出這點。
11、任命一名ERP項目經理進行團隊溝通
這個團隊包括上層管理層、部門領導及不同部門的終端用戶。ERP項目經理重要職責之一是保持利益相關者和團隊之間的溝通，正如一次成功的ERP系統實施需要高管的全力支持。保持6到8人成員的團隊，并派PM出馬touch到所有部門，確保收集到所有的反饋，且部門問題得以解決。
12、選派正確的人管理整個項目
ERP項目經理需具備的一個重要特質是拒絕失敗。
13、向ERP選型團隊表示你對他們努力的謝意
ERP選型和實施有時需要很久，甚至沒日沒夜的趕工。因此，確保ERP團隊體力和腦力上的雙重補給。這并不意味著企業成本會很高，但滿足團隊基本需求將有助于項目進程的加速。
14、聘請專屬的ERP項目顧問
從咨詢公司聘請一名ERP項目顧問，這位顧問關注你的業務，但又不會從你的業務中獲得直接利潤。這種安排可以以員工勞動制或合同的方式進行。或許你會找到合適的人才為企業工作，這種方式更簡單，只需改變職位名稱。
15、項目執行人需要有一顆責任心
項目執行人一定是忙碌的人。成為ERP項目執行人得愿意花大量的時間對待這件事情。否則，他們對這個項目的價值則是微乎其微，倒不如將時間用在真心對待這個項目的人身上。
三、給出ERP選型項目預算
16、成本對比要有所意義
涉及到軟件選型對比，首先要確保對比項屬于同一范疇。盡管成本問題是企業考量的第一要素，但先確認符合用戶需求、業務大小和復雜程度的軟件功能更為重要。聘請一名新員工可直接影響，而缺乏生產力則間接影響企業不會采購某一軟件。
17、莫讓預算沖昏頭腦
手握ERP預算大權，就不要為此沖昏頭腦。即便有很多廠商想要成為你的ERP系統供應商，但要記住：學會對不合理的ERP供應商說「不」，這樣才能保證你的工作飯碗不會丟。
四、確定ERP供應商短名單
18、確定ERP廠商短名單，切忌「廣撒網」
僅比較適合自己業務層級的少數幾個軟件包。ERP選擇周期不應該同時考慮第一層級和第三層級的ERP軟件包。同樣，不要試圖大海撈針，而是挑選幾個可靠的系統進行評估。不要忘了還要考慮實施中和實施后的問題，如對供應商、咨詢團隊的信任問題。一個優良的ERP軟件包如果沒有良好的實施那就純屬白扯。
19、分析并記錄預期需求
會計選擇軟件可能會陷入「功能奇偶」的怪圈，在選擇新一款軟件時往往十分謹慎。不過，換一套ERP解決方案并不容易，因此企業的下一款ERP系統一定得靠得住。企業最好將預期需求列一張清單，例如，對移動化的需求，對集成能力的期望等等。
20、不要忽略用戶體驗
談到ERP選型，任何人都會告你制定一張需求清單，并將這些規格與供應商所能提供的規格進行對比。但還有一點十分重要：良好的系統可用性幾乎可以決定用戶體驗是否良好，如用戶友好、易于掌握、且充分發揮系統價值。只有這樣，企業的業務才能從繁多的系統當中家價值最大化，提升業務生產性。
21、將供應商產品和服務的戰略方向考慮在內
一般來講，ERP是一項重大承諾。換言之，一旦企業用戶選定，就基本不太可能拋棄。因此，在戰略方向的預期上，支持和服務部門，以及軟件供應商的戰略方向(目前與ERP平臺所能提供的服務基本沒多大關系)，所有因素都應該以業務發展為核心考慮在內。
22、選擇投資新技術的ERP供應商
軟件編程和網絡工具都在不斷發展。挑選一個擁有最新技術，并能為用戶帶來技術便利的供應商十分必要。同時，廠商也需要保持對舊工具的專業知識，因為這些工具可能還適用于除了ERP系統之外的其他軟件。此外，廠商聘請員工也應該是擁有最新ERP知識的人才。
23、在選擇專門的ERP系統之前對支持服務進行審核
在ERP市場中占有優勢地位的廠商往往使用舊技術。大部分ERP系統十分具有競爭力，但還有少數實際上很早就被開發出來一直為用戶提供服務。盡管服務不錯，但如果企業使用的是一款1980年代的數據庫，那么就很難獲得想要的支持服務。實際上，試用領域廣泛的制造ERP更傾向于使用新技術，并不斷保持對技術的更新能力。
24、選擇ERP系統要看供應商企業文化
在學術層面，「公司文化」通常被視為一種神秘的概念。不過，在操作層面，業務問題跟管理問題同等重要。這是因為企業領導層的掌控能力代表了創始人、持有人或者高管人員的主管愿望。
25、詢問ERP供應商的客戶完成率
盡管市場中不斷高調宣傳ERP成功實踐的案例，但市場同時充斥著大量的失敗案例。因此，當對合適的廠商進行深入調研時，調查不同廠商的客戶完成率就十分具有現實意義。就算這些數據并不易獲得，企業在最后決定之前也需要廠商詳細描述這些數值。否則，先斬后奏的決定只能讓企業陷入風險的困境中。
26、詢問ERP供應商的實踐過程
單刀直入，詢問廠商的實踐過程，而非聽從銷售吹噓的天花亂墜的方案。因為一個不必要的復雜的實施計劃可能會影響自己的預算，甚至超支。
27、只選擇持有先進思想的ERP供應商
為了健康發展，企業須不斷突破之前的業績增長。因此，選擇ERP系統另外一點重要因素是快速無縫擴展操作的能力。企業選擇的ERP供應商應該是深知企業業務邏輯，隨時根據企業需要提供升級等支持服務的廠商。
五、鑄造ERP項目戰略
28、畫出當前戰略地圖
讓用戶參與到新系統中。劃定好戰略地圖之后，制定一張需求清單，明確這些需求為硬性需求和吸引用戶的新功能。在考慮使用ERP系統或更換新的ERP系統之前，企業需要對業務運營和自身需求有充分的了解。這對于將不同的地點、業務部門或企業進行合并時十分重要。在評估新系統之前，要將進行「數據清理」。因為將不良數據遷移到新 ERP 系統上是個十分糟糕的做法，必然會導致種種問題。在進行ERP廠商對話之前做的準備越充分，這對企業自身越有利。預計這些活動會花費至少50%-70% 的項目時間。因此，排除優秀的人員參與這次項目中將對未來業務操作產生長遠影響。
29. 使用選擇和實施進而改進流程
選擇ERP軟件應深入了解心中期待的所有軟件特性，確保其能解決企業當前業務問題。同時也要與當前企業軟件良好運行。實施的良好進行能更好的提升業務流程。
30、數字轉型影響企業的選型決定
數字轉型市場影響著企業的ERP選型。分析師預測：2020年數字市場份額將達2.2萬億美元。評估ERP廠商幾套標準：可否提供一套易于集成，且與大數據、物聯網、移動化、云計算、AI甚至認知計算相關的產品服務?目前，ERP系統的核心功能可與第三方應用程序接口進行交互。企業ERP系統需要在未來若干年內支持業務的不斷發展。
31、建立一套完善的故障/恢復方案
如果業務進展不順，企業提前建立的一套預警修復方案可以瞬間翻盤。選擇ERP系統擁有良好的故障/恢復方案對企業往往是救命良藥。
32、心中明確何時需要替換原有系統
移動化是當今潮流。如果ERP系統無法與移動設備或交易平臺進行集成，那么企業已經輸在起跑線上。企業可以進行連通，并不意味著企業做得就足夠好。將第三方工具連接到ERP系統上，這只證明了企業產品的移動兼容性，因為很快成本會上升。證明ERP戰略的唯一方式就是將遺留ERP系統代替為可提供本地移動功能的系統。
33、充分了解對手擅長之處
競爭對手可能會刺激ERP選型項目的進行。例如，如果對手可以追蹤客戶并分析其采購習慣，那么對手在這方面就有很強的競爭優勢。因此，在對手還未開始使用新系統之前，要抓緊時間充分將對手的優勢降到最低。
34、將ERP潛在價值充分延伸到業務的各個部分
闡明問題、建立一個問題框架、按照不同部門領域將問題進行拆分。在這種情況下，試著利用真實案例，在項目開始時與CEO商討以上這類問題。如果談報告，那么就將具體討論報告問題;如果討論庫存問題，就將受影響過程解釋清楚。根本目的是讓所有人在同一時間思考同樣的問題。
35、明確并記錄ERP系統生命周期進程
理論上，企業用戶希望ERP系統可長期運行。供應商提供的ERP系統維修方案，可為用戶持續升級新版本，并定期修復軟件中存在的Bug。了解自身企業ERP系統維修方案的原理和各項成本十分必要。當然，硬件和網絡同樣有自己的生命周期。部分零件會有損耗，部分零件都已老化，無論哪種情況都會很大程度上增加企業的ERP預算成本。
36、甚至在還未選定軟件之前，對ERP市場進行調研
有時，企業確實可以發現真實的軟件特點或功能，還有可能通過多年的ERP選型實踐經驗掌握很多有用的信息。如果企業自己梳理出了很多需求痛點，那么當企業有一個活躍的產品選型計劃時，就省去很多不必要的麻煩。
六、建立部署方式和許可證
37、ERP部署和許可證模型要與業務目標相協調
在ERP系統評估過程中，企業用戶須決定部署方式和許可模式，且與業務目標很好地協調。請注意，軟件模式與許可授權模式屬于兩種不同的范疇，嚴格意義上講，不能放在一起討論。(例如，云解決方案通常被視為按月訂閱的經濟模式。)企業用戶往往會遇到以下幾個問題：
1. 供應商提供的遺留解決方案，只能在本地進行部署，或一次性授權買斷，或按月訂閱收費
2. 供應商提供的云解決方案，可按照訂閱模式進行收費
3. 供應商提供的部分應用程序可在本地進行部署，即一次性授權買斷，而其他模式可能需要在云端提供，即訂閱方式收費
因此，企業用戶需要明確究竟選擇哪種方式，與其現有的部署模式和現金流狀況相匹配。在過去，只有產品特征更為細節的供應商才能最終贏得用戶的贊賞。但現在，企業用戶選擇的供應商或ERP解決方案不會囊括太多的產品性能，只有更為靈活的部署或許可模式才能符合用戶的需求。
38、認真計算授權軟件和用戶數量
用戶選擇ERP系統，無論部署在本地還是云端，用戶都需要使用一些本地部署的軟件。不要將這部分用戶數量算進來。因為，本地許可授權可以同時登陸，只需要考慮可能同時登陸的最高用戶數量。你可以有100個用戶，但只有25個軟件授權許可，而你的ERP系統需要滿足每個用戶的需求。
39、開源ERP好處多多
開源ERP的好處在于，可以讓用戶自行控制軟件，并滿足其定制化服務的需求。如果用戶自身擁有軟件開發的靈活方案，那么開源ERP則是上佳之選。
40、遷移到云端之前要準備好基礎架構的改變
從管理的角度講，本地部署意味著一切業務要以企業的硬件和網絡驅動發展。然而，當涉及到云ERP系統時，這種方式就不復存在了，相反由端到端的管理挑戰所替代。向云端遷移的過程中，企業用戶唯一能做的就是提出基礎架構管理的重構計劃。
41、 搬上云端需要了解自身的風險
這與ERP解決方案幾乎無關，卻與企業規模、企業文化以及企業抗風險能力有關。這無形之中扮演一個重要角色，從財務的角度講，這并非是一種須判定孰是孰非的決定。(用戶可以從ERP解決方案中省錢，但不足以大幅度影響企業自身的盈利狀況)。但是，從戰略上講，如果企業云ERP供應商經營不善，或因為存在爭議而無法使用供應商提供的ERP系統，企業便無法獲得業務數據。總之，結果非常嚴重。
七、審核SAP ERP定制化服務和集成方式
42、聚焦企業已經投入使用的軟件
企業選擇ERP軟件，起初企業用戶會忽略那些已經投入使用的第三方解決方案和遺留應用程序。在每套ERP軟件實施的過程中，無可避免會遇到一些將不同第三方解決方案集成的挑戰。為了保證無縫對接過程，企業用戶應該聚焦于那些可在企業現有系統進行集成的軟件供應商。
43、系統良好的集成能力同樣重要
任何一套ERP系統都不能說是很完善的系統。企業用戶只好將第三方應用嵌入到自身平臺從滿足自身各項業務需要。ERP系統是否與其他應用無縫集成?如今應用生態系統中又有多少款應用程序?軟件系統的定制化能力又如何?例如，將供應商支付能力自動化的能力，亦或是輕松將一款app集成到ERP系統的能力。
44、奠定未來增長的靈活性
選擇一款ERP系統，找到適合自身業務需求的解決方案才是關鍵。傳統的ERP系統很難改變，但當前的技術可以使ERP系統既靈活又保證完整性。首先要明確系統改變的難易程度，這些改變是否需要咨詢公司或實施的附加費用。其次，要了解自身業務與ERP系統改變相關的時間計劃。企業需要進行增長、產品創新，那么靈活的企業資源管理解決方案，無需大量IT成本或時間成本，使團隊成員快速對供應鏈和制造過程得以改變，則顯得十分重要。
45、將定制化視為底線
提到定制化服務，越少即是更多。如果說內部過程一次微調便可繞過重寫自定義代碼的需要，然后再考慮進行系統改變。第三方的導入可以填補這部分空白，使得系統功能將更為完善。定制化或許十分必要，但是過度定制化需求往往意味著高成本，且在未來升級方面穩定性差、實施時間漫長。
八、重視ERP供應商提供的demo
46、通過demo提出用戶擔憂
如果對demo有任何的疑問，請隨時與廠商進行溝通，不要懼怕提問。很好的 demo版本往往是雙方開誠布公的結果。可以理解，許多團隊在看demo時都會具有一定的ERP審美疲勞，因此，demo之后的交流與信息反饋十分重要。用戶在進一步決定之前一定會與團隊成員達成某種形式上的一致。
47、提供demo的ERP廠商一定是正確的候選人
仔細想想為什么要選擇一家新的ERP供應商。例如，如果你的主要動因是可更為快速的接受訂單，并短時間內交付出去，那么銷售和產品顧問一定是候選人。如果你的客戶需要在產品質量系統上進行改善，那么用戶的改變成為必然。
48、在demo中明確自己所期待的產品
有些ERP供應商會將軟件系統的優勢在demo中展現出來，但用戶還有自己一套標準。因此，要讓供應商重視你的問題，將你的問題現在demo中。此外，選型團隊的重要性也在此時恰當的得以體現。
49、減少供應商產品演示之后的困惑
此時進行進一步的深入演示，有助于講清問題、回顧細節、明確ERP廠商的不同特點。同時，利用這段時間重新確認廠商短名單，如建議書、用戶數量和產品性能。
50、通過計分單對ERP廠商demo進行評估
根據現場demo演示(或錄音版本)進行多人打分。首先確保打分人員打分數量的精準性，隨后通過一些的加法運算，就可以最終將某些不合適的ERP廠商排除在名單之外。
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