華智分享：ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理
發(fā)表于：2019/8/15 10:14:45??閱讀量：?[關(guān)閉]
導(dǎo)讀：企業(yè)的經(jīng)營者在設(shè)立ERP項(xiàng)目時(shí)，經(jīng)常向企業(yè)中計(jì)算機(jī)部門的負(fù)責(zé)人發(fā)問，為什么實(shí)施ERP系統(tǒng)?我們企業(yè)能否實(shí)施成功?
廠長和經(jīng)理們之所以提出以上問題,既是決策的需要,同時(shí)也由于存在著實(shí)施ERP系統(tǒng)失敗的案例。但是,這并不意味著廠長和經(jīng)理們是站在風(fēng)險(xiǎn)的角度評估ERP項(xiàng)目。企業(yè)的條件無論多優(yōu)越,所做的準(zhǔn)備無論多充分,實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)仍然存在。在ERP系統(tǒng)的實(shí)施周期中,各種影響因素隨時(shí)都可能發(fā)生變化。如何有效地管理和控制風(fēng)險(xiǎn)是保證ERP系統(tǒng)實(shí)施成功的重要環(huán)節(jié)之一。
ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)
通常人們在考慮失敗的因素時(shí),一般著重于對實(shí)施過程中眾多因素的分析,而往往忽視項(xiàng)目啟動(dòng)前和實(shí)施完成后ERP系統(tǒng)潛在的風(fēng)險(xiǎn)。對于ERP項(xiàng)目而言,風(fēng)險(xiǎn)存在于項(xiàng)目的全過程,包括項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目預(yù)準(zhǔn)備、實(shí)施過程和系統(tǒng)運(yùn)行。歸納起來,ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)主要有以下幾方面:
* 缺乏規(guī)劃或規(guī)劃不合理;
* 項(xiàng)目預(yù)準(zhǔn)備不充分,表現(xiàn)為硬件選型及ERP軟件選擇錯(cuò)誤、咨詢合作伙伴力量不足;
* 實(shí)施過程控制不嚴(yán)格,階段成果未達(dá)標(biāo);
* 設(shè)計(jì)流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié);
* 實(shí)施效果未做評估或評估不合理;
* 系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)不完善,存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患;
* 災(zāi)難防范措施不當(dāng)或不完整,容易造成系統(tǒng)崩潰。
1.戰(zhàn)略規(guī)劃
你所在的企業(yè)是否存在一個(gè)五年的IT系統(tǒng)規(guī)劃?隨著社會(huì)的信息化,IT系統(tǒng)對于企業(yè)不僅是工具,更是技術(shù)手段。ERP作為IT系統(tǒng)的重要組成部分,服務(wù)于企業(yè)的長期規(guī)劃,是長期規(guī)劃的手段和保證。ERP的目標(biāo)源于IT系統(tǒng)規(guī)劃,是評價(jià)ERP系統(tǒng)成敗的基本標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)依據(jù)IT系統(tǒng)規(guī)劃,明確ERP系統(tǒng)的實(shí)施范圍和實(shí)施內(nèi)容。
2.項(xiàng)目預(yù)準(zhǔn)備
確定硬件及網(wǎng)絡(luò)方案、選擇ERP系統(tǒng)和評估咨詢合作伙伴是該階段的三項(xiàng)主要任務(wù),也是ERP系統(tǒng)實(shí)施的三大要素。硬件及網(wǎng)絡(luò)方案直接影響系統(tǒng)的性能、運(yùn)行的可靠性和穩(wěn)定性;ERP系統(tǒng)功能的強(qiáng)弱決定企業(yè)需求的滿足程度;咨詢合作伙伴的工作能力和經(jīng)驗(yàn)決定實(shí)施過程的質(zhì)量及實(shí)施成效。
3.項(xiàng)目實(shí)施控制
在ERP系統(tǒng)實(shí)施中,通常采用項(xiàng)目管理技術(shù)對實(shí)施過程進(jìn)行控制和管理。有效的實(shí)施控制表現(xiàn)在科學(xué)的實(shí)施計(jì)劃、明確的階段成果和嚴(yán)格的成果審核。不僅如此,有效的控制還表現(xiàn)在積極的協(xié)調(diào)和通暢的信息傳遞渠道。實(shí)施ERP的組織機(jī)構(gòu)包括:指導(dǎo)委員會(huì)、項(xiàng)目經(jīng)理、外部咨詢顧問、IT部門、職能部門的實(shí)施小組和職能部門的最終用戶。部門之間協(xié)調(diào)和交流得好壞決定實(shí)施過程的工作質(zhì)量和工作效率。目前,在企業(yè)缺乏合適的項(xiàng)目經(jīng)理的條件下,這一風(fēng)險(xiǎn)尤其明顯和嚴(yán)重。
4.業(yè)務(wù)流程控制
企業(yè)業(yè)務(wù)流程重組是在項(xiàng)目實(shí)施的設(shè)計(jì)階段完成的。流程中的控制和監(jiān)督環(huán)節(jié)保證ERP在正式運(yùn)行后,各項(xiàng)業(yè)務(wù)處于有效的控制之中,避免企業(yè)遭受人為損失。設(shè)計(jì)控制環(huán)節(jié)時(shí),要兼顧控制和效率。過多的控制環(huán)節(jié)和業(yè)務(wù)流程冗余勢必降低工作效率。而控制環(huán)節(jié)不足又會(huì)有業(yè)務(wù)失控的風(fēng)險(xiǎn)。
5.項(xiàng)目實(shí)施效果
雖然項(xiàng)目評估是ERP實(shí)施過程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。但這并不意味著項(xiàng)目評估不重要。相反,項(xiàng)目評估的結(jié)果是ERP實(shí)施效果的直接反映。正確地評價(jià)實(shí)施成果,離不開清晰的實(shí)施目標(biāo)、客觀的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的評價(jià)方法。目前普遍存在著忽視項(xiàng)目評估的問題。忽視項(xiàng)目評估將帶來實(shí)施小組不關(guān)心實(shí)施成果這一隱患。這正是ERP項(xiàng)目的巨大風(fēng)險(xiǎn)所在。
6.系統(tǒng)安全管理
系統(tǒng)安全包括:操作系統(tǒng)授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備權(quán)限、應(yīng)用系統(tǒng)功能權(quán)限、數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、病毒的預(yù)防、非法入侵的監(jiān)督、數(shù)據(jù)更改的追蹤、數(shù)據(jù)的安全備份與存檔、主機(jī)房的安全管理規(guī)章、系統(tǒng)管理員的監(jiān)督,等等。目前,企業(yè)中熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員較少,計(jì)算機(jī)接入Internet的也不多。因此,在實(shí)施ERP系統(tǒng)時(shí),普遍存在著不重視系統(tǒng)安全的現(xiàn)象。諸如:用戶不注意口令保密、超級用戶授權(quán)多人等。缺乏安全意識的直接后果是系統(tǒng)在安全設(shè)計(jì)上存在著漏洞和缺陷。近年來,不斷有報(bào)章披露銀行或企業(yè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被非法入侵的消息,這給企業(yè)敲響了警鐘。
7.意外事故或?yàn)?zāi)難
水災(zāi)、火災(zāi)、地震等不可抗拒的自然災(zāi)害會(huì)給ERP系統(tǒng)帶來毀滅性的打擊。企業(yè)正式啟用ERP系統(tǒng)后,這種破壞將直接造成業(yè)務(wù)交易的中斷,給企業(yè)帶來不可估量的損失。未雨綢繆的策略和應(yīng)對措施是降低這一風(fēng)險(xiǎn)的良方。如建立遠(yuǎn)程備份和恢復(fù)機(jī)制;在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不能正常工作的情況下,恢復(fù)手工處理業(yè)務(wù)的步驟和措施。
風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制
從以上對實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的分析中人們不難看出,ERP系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)是由項(xiàng)目的內(nèi)在性質(zhì)所決定的,是客觀存在的。風(fēng)險(xiǎn)意識的薄弱將人為地加速風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制是降低和化解風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。
1.監(jiān)督機(jī)構(gòu)
借助于專業(yè)監(jiān)督機(jī)構(gòu),對ERP項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和跟蹤,并提出防范措施。監(jiān)督機(jī)構(gòu)可以是企業(yè)內(nèi)部的一個(gè)專業(yè)部門,也可以聘請外部的咨詢公司。在國外,普遍采用項(xiàng)目審計(jì)制度,其中包括:財(cái)務(wù)審計(jì)、項(xiàng)目進(jìn)度審計(jì)、風(fēng)險(xiǎn)分析等。選擇建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)構(gòu)、聘請外部咨詢機(jī)構(gòu)或兩者的結(jié)合,由企業(yè)根據(jù)自身的情況而決定。
2.長期的合作關(guān)系
無論企業(yè)選用何種方式對ERP項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督,監(jiān)督機(jī)構(gòu)或外聘顧問的長期存在是必要的。要實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目的有效監(jiān)督,不僅要對項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)控,而且對企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略有全面、深刻的了解。這樣,監(jiān)督人員才能站在戰(zhàn)略的角度,分析IT系統(tǒng)的發(fā)展方向,把握ERP系統(tǒng)的目標(biāo)。
3.項(xiàng)目全過程的監(jiān)督
對風(fēng)險(xiǎn)的管理,不能只停留在實(shí)施完成后對項(xiàng)目的評估上,更重要的是防范和化解風(fēng)險(xiǎn)。監(jiān)督分為定期階段評估和終審評估,它們貫穿于項(xiàng)目的全過程,從規(guī)劃、準(zhǔn)備、實(shí)施到系統(tǒng)運(yùn)行。定期評估是監(jiān)督人員根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度,制定計(jì)劃,在現(xiàn)場做實(shí)際分析;終審評估是在實(shí)施完成后,對運(yùn)行系統(tǒng)所做的全面評價(jià)。定期評估是預(yù)防性監(jiān)督,通過分析來發(fā)現(xiàn)潛在的問題和風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)提出修改建議,指導(dǎo)項(xiàng)目小組采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn)。監(jiān)督的內(nèi)容不僅是對各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行專項(xiàng)跟蹤,更包括對工作質(zhì)量的跟蹤;審核項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃,確認(rèn)計(jì)劃的完整;跟蹤實(shí)施進(jìn)展,判斷項(xiàng)目實(shí)施是否得到有效的控制;審核實(shí)施的階段性成果,如系統(tǒng)的分析報(bào)告、設(shè)計(jì)報(bào)告、測試報(bào)告等,確認(rèn)實(shí)施是否達(dá)到階段目標(biāo)。
風(fēng)險(xiǎn)管理的基本條件
項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)所具有的復(fù)雜性對監(jiān)督人員的素質(zhì)提出了要求。監(jiān)督人員和監(jiān)督機(jī)構(gòu)需具備以下基本條件才能對風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施過程進(jìn)行有效管理。
1.權(quán)威性
強(qiáng)大的授權(quán)是監(jiān)督機(jī)構(gòu)開展工作的基本前提。通常,監(jiān)督機(jī)構(gòu)直接向總經(jīng)理或企業(yè)的董事會(huì)匯報(bào)工作,全部實(shí)施人員,包括項(xiàng)目經(jīng)理和外聘顧問,無一例外地均在監(jiān)督之列。
2.獨(dú)立性
保持監(jiān)督機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性才能實(shí)現(xiàn)客觀、公正的監(jiān)督。在企業(yè)內(nèi)部,監(jiān)督機(jī)構(gòu)獨(dú)立于實(shí)施機(jī)構(gòu),監(jiān)督人員不參與實(shí)施工作,不承擔(dān)任何實(shí)施任務(wù),專著于監(jiān)督工作。參與監(jiān)督的外部顧問不能來自為實(shí)施提供服務(wù)的咨詢公司。
3.經(jīng)驗(yàn)及技能
監(jiān)督人員要對實(shí)施進(jìn)行有效的監(jiān)督需具備綜合工作技能,諸如:項(xiàng)目管理、實(shí)施工作經(jīng)驗(yàn)、與人交流的能力和審計(jì)經(jīng)驗(yàn)。在監(jiān)督過程中,監(jiān)督人員采用多種工作方式了解項(xiàng)目實(shí)施狀況;廣泛接觸各個(gè)層次的實(shí)施人員,通過訪談發(fā)現(xiàn)問題;瀏覽實(shí)施小組提交的實(shí)施計(jì)劃、報(bào)告、崗位劃分和規(guī)章制度等,判斷實(shí)施的完整性和工作質(zhì)量;實(shí)際測試系統(tǒng),確認(rèn)系統(tǒng)的可靠性;審核系統(tǒng)中真實(shí)數(shù)據(jù),判斷數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。監(jiān)督人員實(shí)際參與項(xiàng)目管理和實(shí)施過程有助于正確地認(rèn)識實(shí)施狀況。審計(jì)經(jīng)驗(yàn)則幫助監(jiān)督人員快速發(fā)現(xiàn)問題,確定潛在的風(fēng)險(xiǎn)。
4.綜合知識
監(jiān)督工作不僅要求監(jiān)督人員具有專業(yè)理論,而且要求他們具備廣泛的知識。具體地講,監(jiān)督人員應(yīng)具備的知識有:企業(yè)所在行業(yè)的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢、IT行業(yè)的最新發(fā)展、經(jīng)營管理知識和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)理論等。(來源：ERP之家)
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